FAQ - Virkistystapahtumat
FAQ
Mitä kannattaa miettiä ennen virkistystapahtuman suunnittelemista?
Ennen kuin vielä edes tarvitsee miettiä tapahtuman budjettia, ajankohtaa, kestoa, henkilömäärää tai paikkaa, on hyvä pysähtyä miettimään omia ja organisaation motiiveja tapahtuman järjestämiselle. Henkilöstötapahtuman tulee tukea yrityksen senhetkistä tilannetta, oli se sitten uusi strategia, jokin muutos, kesäkauden alkaminen tai mitä tahansa.
Mitkä ovat yleisimmät syyt järjestää henkilöstötapahtumia?
Yleisimmät 10 syytä henkilöstötapahtuman järjestämiseen ovat juhlinta, palautuminen, työhyvinvointi, tiimiytyminen, palkitseminen, sitouttaminen, yrityskulttuurin vahvistaminen, henkilöstön kehittäminen, muutoksen tukeminen ja osallistaminen.
Mitä asioita pitää ottaa huomioon virkistystapahtuman suunnittelussa?
Kun päämotiivit tapahtuman järjestämiselle on selvitetty, on hyvä miettiä alustavaa sisältöä ja runkoa kuten tapahtuman budjetti, ajankohta, henkilömäärä, kesto ja paikka sekä pidetäänkö tapahtuma kokonaan työajalla, osittain työajalla vai kokonaan työntekijöiden vapaa-ajalla. Samoin tapahtuman paikka vaikuttaa; työskentely-ympäristö pitää ajatukset helposti työssä, kun taas uusi ympäristö voi auttaa irrottautumaan arjesta.
Millaiset ruoat sopivat tapahtumiin?
Tapahtumiin sopivat erityisen hyvin street food -henkiset, helposti käsin syötävät ruoat sekä erilaiset naposteltavat ja pienet suupalat. Tarjoilu voidaan toteuttaa tilanteen mukaan joko oikeilla astioilla ja aterimilla tai kertakäyttöastioilla. Jos syödään kertakäyttöastioista, on tärkeää olla paljon roska-astioita.
Kuinka maksimoida ruoanvalmistuskapasiteetti tapahtumaa varten?
Kun osallistujamäärä kasvaa suureksi, myös tarjoilun valmistus kannattaa suunnitella tehokkaaksi. Kokkauskapasiteettia voidaan optimoida esimerkiksi valitsemalla ruokia, joissa vain proteiini kypsennetään paikan päällä (kuten hodarin nakit tai tacojen liha) ja muut ainekset tulevat valmiiksi esivalmisteltuina tai suoraan paketista tarjolle huoneenlämpöisinä tai jääkaapista. Joskus voi olla helpompaa valmistaa ruoka muualla, ja kuljettaa se sitten syöntivalmiina loungeen tai muuhun tilaan.
Mitkä asiat vaikuttavat tapahtuman jouhevaan kulkuun?
Jouheva tapahtuma rakentuu hyvästä ennakkosuunnittelusta ja selkeästä kokonaisuudesta. Tärkeitä asioita ovat ennakkotiedot, vastaanotto, ohjeistus, opastekyltit ja juonto. Myös tilojen monikäyttöisyys ja dynaaminen sijoittelu auttavat mukauttamaan tilaa tapahtuman eri vaiheisiin ja pitämään osallistujien liikkumisen ja toiminnan sujuvana.
Miten Jyväskylän kulttuuria voi hyödyntää tapahtumissa?
Jyväskylässä voi järjestää kaikenlaisia tapahtumia, mutta jos erityisiä aktiviteettiteemoja kaipaa, niin sellaisia voi esimerkiksi olla saunominen (Saunamaakuntaviikko), rallit (Secto Rally), rallisimulaattorit (Shakedown Park), teenjuonti (Lutakon Teeleidi), e-sports (Exen), arkkitehtuuri (Alvar Aalto), Unesco-kohteet (Petäjäveden vanha kirkko), yliopisto (Seminaarinmäki), luonto (Päijänne), kaupungin kiertäminen (Valon Kaupunki), Jyväskylän katutaide tai monta muuta hienoa vaihtoehtoa.